De Uitdaging
- Een verouderd ICT-netwerk die niet de ambities en wensen van Het Laar kan waarmaken
- Zorgen voor een ICT-netwerk waarmee het aangenaam wonen en werken is
De Oplossing
- De Brite ICT-infrastructuur toepassen incl. wifi, netwerkswitches en firewalls
- Goede communicatie en samenwerking tussen Het Laar, Ascom, Brite en overige partijen
De Resultaten
- Een stabiel en betrouwbaar wifi-netwerk
- Een veilige infrastructuur waarop medewerkers en alle partners van Het Laar hun (zorg-)technologie kunnen toepassen
- Meer tijd voor de netwerk- en applicatiebeheerders van Het Laar voor ICT-projecten
Dit klantcasegesprek is gevoerd met Peter Cüppers (PC), programmamanager ICT en Ad Timmermans (AT), Netwerk- en systeembeheerder servicecentrum van Het Laar.
Peter Cüppers: “Brite onderscheidt zich ten opzichte van anderen met authentiek partnerschap. Het is intrinsiek en in hun werkwijze aanwezig. Brite is goed bereikbaar, ze nemen de vraag aan, gaan in gesprek en het wordt direct opgepakt. Dan ben je partner. Daarmee maken ze het verschil.”
Ad Timmermans: “We zijn heel tevreden. We moeten echt zoeken als we iets willen noemen wat beter kan. In het uitvoeringstraject is alles goed gegaan. Zeker gezien de tijd waar we in zaten, is alles voortvarend verlopen.”
Links Ad Timmermans en rechts Peter Cüppers
Het kernwoord bij Het Laar is: aangenaam
PC: “Het woord aangenaam staat centraal bij Het Laar. Zowel voor de cliënten, de medewerkers als de gasten moet het wonen, werken en bezoeken aangenaam zijn. In de persoonlijke benadering onderscheidt Het Laar zich. Iedereen zegt het, maar wij doen het. Menselijke maat, oprecht kleinschalig en aandacht. Dat past heel erg bij het aangename leven.”
AT: “Een mooi bruggetje naar ICT. Er is een onderzoek uitgevoerd omtrent ons ICT-landschap. Dit was erg versnipperd en verder bleek dat we achterstand hadden opgelopen. Peter is als Programma manager in de arm genomen en heeft een programma gemaakt hoe we weer op niveau kunnen komen. Het wifi-netwerk en ICT-infrastructuur is daar een belangrijk item in. Daarnaast is geïnvesteerd in het beter afstemmen van functionaliteiten in het applicatielandschap en de opbouw van een moderne werkplek.
We streven er dit jaar naar om de nieuwe moderne werkplek in te richten zodat iedereen anytime, anywhere, anydevice kan inloggen op het netwerk van Het Laar en kan werken. Nu werken we nog redelijk traditioneel met fatclients en laptops.
Als je een infrastructuur hebt die verouderd is en een wifi-netwerk dat niet feilloos is, dan levert dat frustraties op en dan probeer je het toch aangenamer te maken voor je collega’s. We gaan kijken of we Laarzicht ook kunnen voorzien van wifi.
Om personeelsverloop te voorkomen willen we de ICT goed voor elkaar hebben. We willen het aangenamer maken voor onze mensen en dat ze zeggen: “Bij Het Laar werkt alles prima.” Daar willen we naar toe en dat willen we uitdragen.”
Het Laar en ICT
AT: “Het Laar is in circa 2009 begonnen met het toepassen van ICT in de zorg. Kantoorautomatisering was er al, het ECD kwam er bij. We hebben altijd met 2 man de kar moeten trekken op de afdeling ICT en hebben zelf niet in de gaten gehad dat het veel te weinig is geweest. Wat je dan doet is vaak een pleister plakken en specialisten inschakelen als het nodig is. Dat gebeurde te weinig en dan ga je op zeker moment achter de feiten aanlopen. Het wifi-netwerk was bijvoorbeeld 7 – 8 jaar oud en alleen om met een tablet op de zorgafdeling het ECD te beheren. Dat was toen de enige reden voor de aanleg van het wifi-netwerk met circa 60 accesspoints.
De eerste nieuwe stap was dat we naar glasvezel zijn gegaan. We hadden een Ziggo consumentenlijntje. En we hebben Brite ingeschakeld om onze infrastructuur te vernieuwen.”
PC: “Wat Ad al aangaf, is dat we in een relatief kort tijdsbestek – 2 tot 3 jaar – proberen de afgelopen 10 jaar ICT naar de stand van nu te brengen. We proberen alles wat niet bewogen heeft in deze periode stap voor stap op te pakken. Het is allemaal rond dezelfde periode gestart en allemaal ongeveer even oud. Het meeste moet ondertussen vervangen worden.
In de afgelopen jaren zijn hier wel testen geweest omtrent zorginnovatie zoals slimme inco. We zijn een organisatie die nieuwe ontwikkelingen uitprobeert, maar doordat we achterliepen, hadden we niet altijd voldoende kwaliteit om dit soort trajecten goed te begeleiden en te kunnen borgen. Daar komt nu verandering in.
De switch van fat clients naar thin clients naar hybride/cloudbased/webbased werken. De tussenstap thin clients slaan we helemaal over en dit heeft relatief gezien maar kort geduurd. Op het nieuwe ICT-landschap kan Het Laar de komende jaren dus flink door ontwikkelen.
We doen tussendoor ook kleinere projecten. Zo zijn we bezig met een project waarin de medewerkers zelf hun devices mogen kiezen. Op die manier geven we onze medewerkers ook meer inspraak. Met welk device ze werken heeft effect op hoe ze hun werk ervaren.”
AT: “We hebben domotica met leefcirkels en stappen komend half jaar over op Ascom als nieuwe leverancier. Met leefcirkels geef je bewoners maximale bewegingsvrijheid. Bewoners van de afdeling PG kunnen in de binnentuinen komen en op de terrassen. We willen kijken met Ascom hoe we de nieuw aangelegde grote tuin bij de leefcirkel kunnen betrekken. Het Laar is overigens ooit begonnen als wooncentrum. Gesloten afdelingen kennen we hier niet.”
De ICT-projecten op een rij
AT: “We hebben het afgelopen jaar veel projecten in gang gezet. Peter heeft het programma geschreven aan de hand van het Actiz-referentiemodel, dus verdeeld in allerlei kavels. Die hebben we allemaal opgepakt.
We zijn begonnen met de ICT-structuur van de organisatie te effectueren. Er is een ICT-adviesraad opgericht waarin alle nieuwigheden eerst besproken en beoordeeld worden. Managers van Het Laar maken deel uit van de ICT-raad. Onze projectenkalender bespreken we periodiek zodat er inzicht is over de voortgang van projecten.
De ICT-infrastructuur hebben we vervangen. Ons administratie en HR-systeem is volledig vernieuwd en we zijn naar Afas over gegaan. We zijn geswitched van roosterprogramma om het applicatielandschap te verkleinen en beter gebruik te maken van de functionaliteiten binnen ONS. We gaan aan de gang met de moderne werkplek, MS365 met Workspace365. We hebben diverse programma’s verSaaSt omdat ook onze servers op leeftijd raken en we meer in de cloud willen plaatsen.
Zorgdomotica staat in de steigers. Met de telefooncentrale willen we aan de gang. We hebben zo aardig wat uitdagingen. Allemaal op de relatief korte termijn of ze zijn net de revue gepasseerd.”
PC: “We proberen zoveel mogelijk de projectleidersrol intern te bezetten. Op deze manier wordt de kennis zo goed mogelijk intern geborgd en blijven we in de lead, ook als er gelijktijdig 6 leveranciers aan de slag zijn. Daarnaast is een criterium in de selectie dat leveranciers bereid zijn om frequent met elkaar af te stemmen. Onder andere hebben we met Brite en Ascom om tafel gezeten om de inrichting van het domoticasysteem en de aansluiting tussen domotica en het netwerk te bespreken. We kunnen zo goede afspraken maken.”
Digitale vaardigheid van personeel en bewoners
PC: “Digitale vaardigheden van zorgverleners is bij ons niet anders dan landelijk het geval is. Het is niet het primaire aandachtsproces van de zorgverleners, dat is het verlenen van zorg aan bewoners. Veel zorgmedewerkers hebben hun eigen routines om te werken met apparatuur. Als je dan vernieuwingen door gaat voeren dan zijn er andere applicatieschermen of de knoppen zitten ergens anders of heten anders. Dan vraag je wel veel van de collega’s, zeker als je op vier plekken tegelijkertijd veranderingen doorvoert. In feite zit je hun dagroutine tijdelijk te frustreren.”
“Dat begeleiden, daar de tijd voor nemen om dat allemaal uit te leggen daar zijn we druk mee bezig. We zijn een aantal keren te hard gegaan. Vooraf een verkeerde aanname dat we tempo konden maken en dan blijkt dat niet zo te zijn. Wat we hiervan geleerd hebben is dat we meer moeten temporiseren en mee moeten in het tempo van de zorgmedewerker zodat we meer tijd kunnen nemen voor de adoptie en het uit kunnen leggen. Eerst de instructie geven en dan de verandering doorvoeren i.p.v. andersom. Dat zijn leermomenten.”
AT: “We zijn net begonnen met een project “Digitaal vitaal” voor het personeel. Daar zijn 2 digicoaches voor gekomen die anderen ondersteunen. Iedereen kan een nulmeting laten doen om de digitale vaardigheid te testen. Je kunt dan zien waar we ergens staan. Het zijn eigen mensen uit de zorg die meer affiniteit hebben met digitale zorg en zo hun collega’s ondersteunen.
Voor digitale vaardigheden van bewoners hebben we een internetcafé. Daarin zitten vrijwilligers die op gepaste tijden mensen komen bijstaan in het gebruik van een PC. Het is minimaal en alleen voor degene die er behoefte aan heeft.”
De visie van Het Laar op het toepassen van zorgtechnologie
PC: “Wat kenmerkend is voor Het Laar is dat we zoveel mogelijk weghalen wat institutionaliseert. Zoals de klassieke panelen in de appartementen, de panelen op de zusterposten en de spreek-luisterverbinding met een paneel. We willen de oorspronkelijke huissituatie terug brengen bij de bewoners.
Bewoners houden wel een persoonlijke knop om te alarmeren hetzij via de pols of via een halsknop al naar gelang wat ze zelf fijn vinden. We gaan meer daarop inzetten in combinatie met bakens. Gaat een bewoner zwerven dan hebben we een indicatie waar iemand is.
We maken samen met Ascom de slag naar draadloos. Afhankelijk van de bewoner en zijn wensen en behoeften, moeten we domotica op maat kunnen inzetten. Dat vereist een andere visie. Het project is net gestart met dynamische leefcirkels en leefstijl monitoring.
De huidige stand van de techniek is toch sensoring, data verzamelen, analyseren en passende profielen op bewonersniveau. Op basis daarvan sensoren instellen dat ze wel of niet alarmeren, dat vastleggen en daarmee aan de slag gaan. Verder denken we na over de mogelijkheden van Virtual Reality, en big data vraagstukken.”
De samenwerking met Brite
PC: “Via netwerken kwamen we Brite op het spoor. We waren begonnen met het formuleren van programma’s. Daarin hadden we een voorselectie gemaakt met welke partijen we een kennismakingsgesprek zouden voeren en daar zat Brite bij. De consultant van Brite pakte het voortvarend op.
Ik denk dat wij vanuit Het Laar een goede voorbereiding hadden gedaan en dat wij een duidelijk beeld hadden en hebben wat we zelf kunnen en waar we minder competentie in huis hebben. Je kunt de hulpvraag dan duidelijk formuleren. Dit snappen we zelf en dat kunnen we ook zelf en hier zoeken we een partner voor. Geen leverancier die een offerte maakt. Nee, we willen graag in gesprek over de vraagstukken die we zien en waar we hulp bij roepen.
In de samenwerking met Brite is dit nooit een issue. Ik kan de projectleider bellen of de accountmanager. In alle gevallen is de reactie hetzelfde: we gaan er mee aan de slag en kijken wat we kunnen doen. Het is bijna een soort van organische samenwerking. Goed bereikbaar en daar goed op inspelen.
Wat we ervaren is dat we nu een goed netwerk hebben zowel het WLAN als LAN. Het werkt gewoon heel goed en is erg betrouwbaar. Ik loop zelf regelmatig tijdens een MS Teamscall door het gebouw en ik weet dat ik van accesspoint naar accesspoint wordt begeleid en ben nog nooit de verbinding kwijt geraakt. Dat vind ik gewoon heel sterk.”
AT: “Over de dienstverlening van Brite zijn we heel tevreden. Voor mij is er een kort lijntje naar de leadengineer of naar de servicedesk. We moeten echt zoeken als we iets willen noemen wat beter kan. In het uitvoeringstraject is alles goed gegaan. Zeker gezien de tijd waar we in zaten is alles voortvarend verlopen.”
PC: “Wat goed is, is de communicatie. Er werd steeds goed en tijdig overlegd met ons over de te nemen volgorde van handelen, hoe gaan we om met verstoringen, wanneer kunnen we starten met een Proof-of-Concept als we daaraan toe zijn. Ik vond dat heel sterk: overleg, communicatie, het samen doen.”
Waarin onderscheidt Brite zich van andere leveranciers?
PC: “Brite onderscheidt zich ten opzichte van anderen met authentiek partnerschap. Het is intrinsiek en in hun werkwijze aanwezig. Brite is goed bereikbaar, ze nemen de vraag aan, gaan in gesprek en het wordt direct opgepakt. Dan ben je partner. Daarmee maken ze het verschil.”
AT: “Ik heb van de leadengineer nog nooit gehoord dat ik zelf de Brite servicedesk moet bellen. Hij pakt het zelf op en gaat met de vraag aan de slag. Hij kent de situatie en is het makkelijkste handvat dat je pakt.”
Slotwoord
We zijn blij dat we mee mogen werken om de wensen en ambities van Het Laar waar te maken. Dit is de eerste stap in een hopelijk langdurige samenwerking. Het Laar bewijst zich als een organisatie die succesvol projecten aangaat en daarbij de mensen niet vergeet. Daar waar wij kunnen, zullen we Het Laar nu en in de toekomst ondersteunen om hier in te slagen. Want, het is aangenaam toeven bij Het Laar in Tilburg.
