Afgelopen week hebben we een fraai en spontaan compliment ontvangen van het landelijk en overkoepelend orgaan voor de accountancy, inzake onze methodiek en overéénkomsten rondom de AVG privacy wet en regelgeving.
Voor ons een prachtige opsteker voor alle intensieve en taaie werkzaamheden die zijn verzet om deze overéénkomsten te realiseren.
“Naast de proactieve aanhoudende opvolging voor de wederzijdse ondertekening, viel hun juridische afdeling vooral ook de correcte inhoud en de grondige beschrijving van de processen op.”
Waardevol document voor het AVG leveranciersdossier
De AVG verwerker overeenkomsten zijn een nieuw fenomeen en voor de meeste scholen nog even wennen. We zijn er dan ook trots op dat onze Brite overeenkomst positief opvalt bij de financiële professionals, die straks mogelijk uw jaarstukken controleren of audits afnemen op dit gebied.
Deze beoordeling laat zien dat we de privacy en de borging van de processen zeer serieus nemen en op een juiste wijze doorvoeren samen met alle aangesloten scholen.
Voor al onze klanten en hun Functionaris voor de Gegevensbescherming is het dan ook een waardevol document om op te nemen in het AVG / leveranciersdossier om zo aan te tonen dat je ook als school de AVG en de Privacy serieus neemt.
Privacy…. altijd een actueel thema
Privacy is een begrip wat in 1879 voor het eerst werd beschreven door de Amerikaan Thomas Cooley. Privacy heeft hierbij de omschrijving als “het recht om met rust gelaten te worden”. In de loop der jaren zijn er veel ontwikkelingen geweest die hun invloed gehad hebben op het begrip privacy, maar de oorsprong is in essentie nog steeds dezelfde.
In meerdere verdragen is het recht op privacy vastgelegd. Bijv. in het Europees verdrag voor de rechten van de mens, de Conventie uit 1981 van de Raad van Europa of in de Nederlandse grondwet.
Het verwerken van persoonsgegevens, wat een onderdeel van privacy is, is per 1 September 2001 geregeld in de wet bescherming persoonsgegevens (Wpb). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is in Nederland de organisatie die belast is met de privacy van Nederlandse burgers en ervoor zorgt dat dit op een juiste manier wordt nagekomen.
Sinds 24 Mei 2016 is in Europa de General Data Protection Regulation (GDPR) van toepassing en deze geldt voor alle afzonderlijke lidstaten. In Nederland wordt deze de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd en neemt de plaats in van de Wpb.
Organisaties hebben vanaf dat moment 2 jaar de tijd gekregen om hun bedrijfsvoering in overeenstemming te brengen met de AVG. Op 25 Mei 2018 moet elke organisatie volgens de AVG werken en kan een ieder en organisatie aanspreken als zij hier niet aan voldoen. In het uiterste geval kunnen boetes uitgedeeld worden door de AP wanneer de regels geschonden worden.
De AVG is een stuk strenger dan de Wpb en zorgt voor:
• Uitbreiding en versterking van privacyrechten voor personen
• Een grotere verantwoordelijkheid voor organisaties
• Stevige bevoegdheden voor het opleggen van de eerder genoemde boetes.
Regelgeving voor scholen in het voortgezet onderwijs
Ook Brite is op twee manieren met deze regelgeving geconfronteerd. Ten eerste als opdrachtgever voor andere bedrijven die voor ons werkzaamheden kunnen uitvoeren, maar vooral als opdrachtnemer voor onze klanten, die voor het grootste deel uit scholen in het voortgezet onderwijs bestaan.
Binnen Brite hebben we de noodzaak ingezien om de zaken ruimschoots voor 25 Mei op orde te hebben niet alleen voor onszelf, maar vooral voor onze klanten zodat ook zij hun dossiers tijdig op orde kunnen brengen.
Brite GDPR werkgroep
Binnen Brite is er een GDPR werkgroep opgericht die op vele manieren en in samenspraak met externe specialisten en FG’s van diverse scholen de materie bekeken en besproken heeft. De werkgroep heeft invulling gegeven hoe we de regelgeving in de vorm van een Verwerkers-overeenkomst het beste kunnen aanbieden aan onze klanten.
In de Verwerkersovereenkomst worden de verantwoordelijkheden beschreven wanneer een organisatie een andere organisatie inschakelt voor het verwerken van persoonsgegevens.
Bij diverse instanties is informatie aangevraagd en intern zijn de eigen werkzaamheden en verantwoordelijk-heden onder de loep genomen om te zorgen voor een juiste Verwerkersovereenkomst. Dit heeft uiteindelijk geleidt tot een aantal versies van de Verwerkersovereenkomst afgestemd op het type klant.
Naast scholen heeft Brite ook een aantal zorgklanten en hier is een (andere) Verwerkersovereenkomst voor gemaakt die passend is voor deze klantgroep. Voor alle overige klanten hebben wij gebruik gemaakt van de Verwerkersovereenkomst voor scholen omdat deze een erg nauwkeurige beschrijving geeft van de verantwoordelijkheden voor beide partijen.
Ondertekenen verstuurde verwerkersovereenkomst
Op 13 April jl. hebben wij de Verwerkersovereenkomsten naar onze klanten gestuurd. Op 8 Mei jl. hebben wij de klanten, die nog geen ondertekende Verwerkersovereenkomst hebben teruggestuurd, opnieuw benaderd om hen er op te attenderen dat de datum van 25 Mei naderbij komt. Begin week 21, de week van 25 Mei, zullen wij nogmaals de openstaande klanten informeren over het belang van een ondertekende en teruggestuurde Verwerkersovereenkomst.
AVG Hoofdbrekens? Wij (& onze scholen) zijn er klaar voor
Het is een materie die veel organisaties hoofdbrekens heeft gekost of nog steeds oplevert. Echter door proactief te reageren heeft Brite een deel van deze zorgen voor haar klanten willen en kunnen wegnemen.
Ook in de toekomst zal Brite jaarlijks met de klanten, de op dat moment actuele situatie met hen doornemen, om te kijken of de door Brite geleverde hardware en/of diensten nog voldoen aan de dan geldende AVG regelgeving. De AVG zal wat ons betreft dan ook geen starre regelgeving zijn maar een leidraad die vraagt om een regelmatige monitoring en beschouwing of een organisatie nog up-to-date en compliant is.
Hoewel het een complexe en stugge materie lijkt, is het in ieders belang dat dit goed geregeld is en een eventuele AVG audit op je organisatie op dit gebied met vertrouwen tegemoet kunt zien.
Wij zien de AVG vooral als een kans…. Een ecosysteem en kader om (gezamenlijk) nog gestructureerder en proactief met alle ICT vraagstukken van de moderne digitale school om te gaan en helpen deze op een professionele wijze te realiseren en te borgen in de organisatie.
De digitale snelweg: verantwoord en AVG compliant
Ben je klant bij Brite en heb je de overeenkomst met ons nog niet ondertekend? Zoek deze dan even op (zie de laatste Brite mailing) en retourneer deze voor 25 Mei a.s. via [email protected]
Nog geen klant bij Brite? Dan is dit misschien het moment om, net als 300 andere VO-scholen, aan te haken en samen de digitale snelweg verantwoord en AVG compliant voor elkaar te maken.
Heb je vragen over de AVG, de status of optimalisatie van je WiFi of vaste netwerk, of wil je een keer gewoon vrijblijvend sparren met één van onze onderwijsspecialisten?
Bel ons dan op tel. 053 – 20 30 404 óf laat uw gegevens hier achter voor een vrijblijvende afspraak.
Wij helpen je graag.
Brite Wireless,
Specialist in wireless & ICT voor het VO onderwijs.
