We zijn zo’n 2 weken onderweg in 2023. Velen beginnen met goede voornemens om het dit jaar anders te doen dan vorig jaar. Als je ICT in je takenpakket hebt voor je zorgorganisatie, welke ergernissen kwam je vorig jaar tegen waar je dit jaar vanaf wilt? Of ben je er al weer ingetrapt en ga je door waar je vorig jaar geëindigd bent?
Uit gesprekken die we voeren met zorgorganisaties merken we dat bijna iedere organisatie te maken heeft met verstoringen. Kun je ze volledig voorkomen? Nee, want je hebt te maken met techniek en met mensen. Externe factoren zijn een andere keer de oorzaak zoals stroomstoringen, wegvallende internetverbindingen of erger: aanvallen van hackers of DDoS-aanvallen die een netwerk kunnen platleggen.
Heb je al eens een analyse gemaakt waar de problemen vandaag komen? Vaak gaat de 80/20-regel op. 20 procent van de oorzaken zorgt voor 80 procent van de ICT-problemen. Als je begint om die 20% oorzaken weg te werken, dan ben je al een stuk op de goede weg om het aantal problemen te verkleinen.
Liggen de problemen in de techniek zoals:
- Systemen die (nog) steeds niet optimaal functioneren
- Wegvallende telefonie of internet verbindingen
- Slechte wifi-dekking in het pand of tussen de panden
- Cliëntdiensten (TV, internet, wifi) die het professionele zorgnetwerk verstoren
- Gedoe met losse systemen zoals Private GSM, leefcirkels of locatiebakens met batterijen
- Voortdurend ad-hoc aanpassingen en investeringen door zorginnovatie
Of liggen ze bij de leveranciers zoals:
- Onvoldoende support omdat ze de essentie van zorg niet begrijpen
- Traag handelen bij ICT-issues
- Geen gedetailleerd inzicht bij storingen
- Slechte 24/7-bereikbaarheid bij noodgevallen
- Onduidelijkheid welke leverancier waarvoor verantwoordelijk is
- Gebrek aan goede 2e-lijns ondersteuning voor de eigen medewerkers
- Leveranciers die niet aan kunnen haken bij vereisten van de moderne technologie
Als je je situatie niet volledig in kaart hebt, dan is het sturen in de mist en hobbel je van issue naar issue. Je blijft aan het pleisters plakken om maar door te kunnen gaan, zonder de oorzaak te kennen. Soms is de oplossing simpel: stroomstoringen kun je ondervangen met UPS-en, gebrekkige WiFi met metingen en daarop handelen, cliëntdiensten aanbieden vanuit de organisatie, enz. Er zijn kosten mee gemoeid, maar als je die problemen kwijt bent dan is het de investering waard.
Met leveranciers kun je duidelijke afspraken maken wat je van hun verwacht en waar ze dienen te verbeteren. Tijdens regelmatige contactmomenten kun je monitoren of er stappen worden gezet. Laten ze geen verbetering zien, kijk dan naar andere partijen. Vraag aan andere organisaties hoe tevreden zij zijn over hun leveranciers en nodig die eens uit als je met je eigen leverancier niet verder komt.
Anno 2023 is het niet nodig om de hele dag bezig te zijn met issues en verstoringen. Laat de goede voornemens niet varen omdat je doorlopend bezig bent met het oplossen van problemen die niet hoeven.
Voor je het weet is het eind 2023 en maak je een lijstje voor 2024 waar dezelfde onderwerpen op staan…
